Leistungsverzeichnis für die Reinigung im Backbetrieb erstellen

Das Wichtigste auf einen Blick

Arbeitsschritte von der Flächenaufnahme bis zum Zuschlag

Schritt 1, vier Wochen vor der Vergabe. Verantwortlich ist die Betriebsleitung. Sie misst Verkaufsraum, Teigbereich, Ofenumfeld, Kühlzelle und Sanitärbereiche getrennt aus. Festgehalten werden Quadratmeter, Oberflächenart und schwer erreichbare Stellen.

Schritt 2, drei Wochen vorher. Die Schichtleitung legt je Bereich Verfahren und Häufigkeit fest. Getrennt werden Trockenreinigung, Nassreinigung und Desinfektion. Die Intervalle werden ausgeschrieben. Backöfen und Maschinen werden ausdrücklich ausgenommen oder als eigene Position geführt; die Abgrenzung halten Sie im Verzeichnis fest.

Schritt 3, zwei Wochen vorher. Der Einkauf legt die Nachweisform fest: Liste je Schicht, Wochenprotokoll oder Systemeintrag. Ebenso wird der Eskalationsweg bestimmt.

Schritt 4, eine Woche vorher. Das Verzeichnis entsteht als Positionsliste mit Ordnungsnummern und Mengeneinheiten. Jede Nebenleistung erhält eine eigene Nummer. Als Vergabeunterlagen kommen ein Preisblatt, in das die Bieter nur ihre Preise eintragen, und der Vertragsentwurf dazu.

Schritt 5, am Vergabetag. Die Unterlagen gehen an die Bieter. Preise werden nur auf die Positionen verlangt. Pauschalangebote ohne Positionsbezug werden ausgeschlossen.

Normen und Hygiene: was den Rahmen setzt

Für den Aufbau des Verzeichnisses ist die DIN 77400 (Reinigungsdienstleistungen in Gebäuden) die einschlägige Norm; sie liefert die Systematik für Leistungsbeschreibung, Mengen und Vergabe. Lebensmittelhygienerechtlich gelten die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 mit Anhang II und die Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV). Danach führt der Betrieb einen Hygieneplan und eine Gefahrenanalyse nach HACCP-Grundsätzen, an denen sich die beauftragte Reinigung ausrichten muss.

Ob die Leistung stimmt, prüft die örtlich zuständige Lebensmittelüberwachung, je nach Kommune das Ordnungs- oder das Veterinäramt. Halten Sie Verzeichnis, Hygieneplan und Nachweise so, dass Sie sie bei einer Kontrolle vorlegen können.

Was in jede Position gehört: die fünf Bausteine

Die Tabelle ist eine Vorlage, keine Vorgabe. Verfahren und Intervalle müssen zu Ihren Flächen passen.

Ohne Häufigkeit kalkuliert der Anbieter das Minimum. Ohne Nachweis bleibt unklar, ob die Leistung erbracht wurde.

Musterpositionen mit Ordnungsnummern als Vorlage

Mittel, Dosierung und Nachweise

Reinigungsmittel werden je Fläche ausgeschrieben. Das Umweltbundesamt gibt einen Überblick zu Wasch- und Reinigungsmitteln und ihren Inhaltsstoffen. Dort sind Tenside, Konservierungsmittel und Duftstoffe mit ihren Umweltwirkungen beschrieben.

Die Dosierung gehört ins Verzeichnis, weil überdosierte Mittel Nachspülen erfordern. Sicherheitsdatenblätter gehören als Anlage dazu.

Für Desinfektionsmittel werden Einwirkzeit und Konzentration schriftlich festgelegt; eingesetzt werden Mittel, die in der VAH-Liste oder der RKI-Liste geführt sind. Als Nachweis dienen Reinigungspläne und Messwerte. Vereinbaren Sie ein Einsichtsrecht.

Nebenleistungen, Abfall und Verbrauchsmaterial

Nebenleistungen entscheiden über den tatsächlichen Preis. Dazu zählen Abfallbehälter leeren, Beutel wechseln und Seife, Handdesinfektion und Papier auffüllen. Verbrauchsmaterial wird über den Quadratmeterpreis oder als eigene Position abgerechnet.

Restware aus dem Verkauf fällt täglich an. Das Umweltbundesamt beschreibt Mengen, Vermeidungswege und Verwertung von Lebensmittelabfällen.

Vergabe, Wertung und Preise je Quadratmeter

Preise werden als Monatspreis je Quadratmeter abgefragt, nicht als Jahrespauschale. Alle Beträge werden netto verlangt; auf den Nettobetrag kommt die Umsatzsteuer von 19 Prozent. Für Backbetriebe gibt es keine amtliche Preisstatistik, deshalb zählt der Vergleich: Lassen Sie mehrere Anbieter genau dasselbe Verzeichnis bepreisen. Die Höhe hängt von Intervall, Verfahren, Flächenzugang und Nachweisaufwand ab.

Die Wertung läuft in drei Schritten: zuerst Angebote ausschließen, die einzelne Positionen nicht bepreisen, dann die Nachweise prüfen, erst danach den Preis bewerten.

Schriftlich festgehalten werden die Zuschlagskriterien Preis, Nachweisqualität und Reaktionszeit sowie eine Frist von fünf Werktagen zur Nachbesserung. Läuft die Frist ab, wird das Angebot ausgeschlossen.

Rechenbeispiel für einen Verkaufsraum

Angenommen, der Verkaufsraum umfasst 180 Quadratmeter und ein Anbieter nennt einen Monatspreis für den Verkaufsraum. Teilen Sie diesen Betrag durch 180, erhalten Sie den Preis je Quadratmeter und Monat für die tägliche Nassreinigung. Dasselbe rechnen Sie für Teigbereich, Kühlzelle und Sanitärbereiche.

Vergleichen Sie nur Angebote mit identischem Intervall, Verfahren und Nachweis. Fehlt eine Position oder weicht die Häufigkeit ab, fordern Sie vor der Wertung eine schriftliche Nachbesserung an.

Häufige Fragen